◆Thủ tục tại cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố
１．Khai báo địa chỉ
２．Đăng ký con dấu
３．Cơ chế Số định danh cá nhân (My Number)
４．Đăng ký kết hôn / Đăng ký ly hôn
５．Khai tử

Các khai báo cần thiết

◆Khai báo địa chỉ
Trong số người nước ngoài, những người dưới đây cần khai báo địa chỉ cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố.

Người cần khai báo

・Người có Thẻ cư trú (Người cư trú trung, dài hạn)
・Người vĩnh trú đặc biệt
・Người đã được cấp phép tị nạn tạm thời hoặc tạm trú
・Người có thể tiếp tục tạm thời ở lại sau khi sinh hoặc mất quốc tịch Nhật Bản

(1) Trường hợp đã nhập cảnh vào Nhật Bản và được cấp phép nhập cảnh mới
・Trong vòng 14 ngày kể từ ngày ấn định địa chỉ, cần thông báo chuyển đến cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố.
・Để khai báo, cần phải có Thẻ cư trú (hoặc hộ chiếu nếu Thẻ cư trú của bạn được cấp sau), do đó hãy đảm bảo mang theo giấy tờ này.
・Trường hợp sống cùng với gia đình, cần tài liệu chứng minh mối quan hệ gia đình do cơ quan chính phủ cấp, ví dụ như Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng sinh v.v…
・Trình tự sau khi đã thông báo chuyển đến như dưới đây.

i. Khi bạn thông báo chuyển đến thì đồng thời địa chỉ của bạn cũng được đăng ký trên Thẻ cư trú. ii. Khi Phiếu chứng nhận cư trú được lập;
   ・Có ghi họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ v.v…
   ・Có thể xin cấp Bản sao Phiếu chứng nhận cư trú để chứng minh tình hình sinh sống. (có mất phí)
iii. Cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố sẽ thông báo số định danh cá nhân (My Number) cho bạn.
   *Số định danh cá nhân (My Number): Là một dãy gồm 12 chữ số để ngay lập tức có thể xác định cá nhân bạn khi thực hiện các thủ tục an sinh xã hội, thuế, ứng phó thảm họa tại Nhật Bản.
　*Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy tham khảo mục 3. Cơ chế Số định danh cá nhân (My Number).
iv. Người chưa xin cấp Thẻ Số định danh cá nhân có thể xin cấp với mẫu đơn kèm theo thông báo Số định danh cá nhân.

(2) Trường hợp chuyển nhà
i. Trường hợp chuyển đến xã, phường, quận, thành phố khác
• Trước khi chuyển nhà
→ Bạn cần thông báo chuyển đi cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đã sinh sống
• Sau khi chuyển nhà
→ Trong vòng 14 ngày, bạn cần thông báo chuyển đến cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn sẽ cư trú
ii. Trường hợp chuyển nhà trong cùng xã, phường, quận, thành phố Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển nhà, thông báo chuyển nơi ở cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi đang sinh sống
iii. Trường hợp chuyển ra nước ngoài Trước khi chuyển, thông báo chuyển đi cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi đang sinh sống

Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xác nhận tại trang chủ dưới đây:
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/vietnamese/move-in_move-out.html

Định nghĩa Đăng ký con dấu

・Thủ tục đăng ký con dấu (“inkan” hay còn gọi là “hanko”) tại cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố được gọi là Đăng ký con dấu.
   → Có thể cần đến trong một số hoàn cảnh quan trọng (hợp đồng mua bán bất động sản v.v…).

(1) Thủ tục đăng ký con dấu

Giấy tờ cần thiết để làm thủ tục

・Đơn đăng ký con dấu
・Con dấu (hanko)
・Giấy tờ xác nhận danh tính của người đăng ký con dấu (1 trong số các giấy tờ như Thẻ Số định danh cá nhân, Thẻ cư trú, Bằng lái xe v.v…)
   * Sau khi đăng ký xong, sẽ được cấp Thẻ đăng ký con dấu.
   * Để biết thêm thông tin chi tiết về thủ tục, hãy liên hệ với cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đang sinh sống

(2) Giấy chứng nhận đăng ký con dấu
・Là tài liệu chứng minh con dấu (hanko) đã được đăng ký
   → Hãy xuất trình Thẻ đăng ký con dấu v.v… cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đang sinh sống khi xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký con dấu.
・Ở một số xã, phường, quận, thành phố, có thể được cấp tại cửa hàng tiện lợi bằng cách sử dụng Thẻ Số định danh cá nhân.

◆Định nghĩa “Cơ chế Số định danh cá nhân”
・Các trường hợp cần Số định danh cá nhân chủ yếu như dưới đây.
i. Khi nhận lương hưu, trợ cấp chăm sóc trẻ em, dịch vụ y tế lương hưu
ii. Khi gửi tiền ra nước ngoài, hoặc khi nhận tiền từ nước ngoài
iii. Khi mở tài khoản ngân hàng

・Khi sử dụng Số định danh cá nhân, sẽ xác nhận:
i. Số đó có đúng là Số định danh cá nhân của bạn không
ii. Bạn có đúng là cùng một người với người trên giấy tờ nhân thân kèm ảnh, ví dụ như hộ chiếu v.v… không
Như vậy, người khác không thể mạo danh bạn để sử dụng Số định danh cá nhân của bạn.

◆Thẻ Số định danh cá nhân
Thẻ Số định danh cá nhân là thẻ có chip IC, cần thiết để sinh sống thuận tiện tại Nhật Bản.

(1) Nội dung ghi trên thẻ
Mặt trước: Họ tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh, giới tính, ảnh thẻ, thời hạn hiệu lực
Mặt sau: Số định danh cá nhân

(2) Khi nào thì sử dụng Số định danh cá nhân?
・Sử dụng như là giấy tờ xác nhận danh tính chính thức
・Sử dụng để khai thuế thu nhập trực tuyến
・Sử dụng để xin cấp trợ cấp chăm sóc trẻ em, làm thủ tục xin đi học nhà trẻ v.v… trực tuyến
・Sử dụng để lấy các loại giấy chứng nhận, chẳng hạn như Bản sao Phiếu chứng nhận cư trú v.v… tại cửa hàng tiện lợi (Có thể lấy ngay cả vào ngày nghỉ. Tùy theo cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố, cũng có trường hợp không thể lấy được Bản sao Phiếu chứng nhận cư trú tại cửa hàng tiện lợi.)
・Sử dụng với tư cách Thẻ bảo hiểm y tế

Về các cơ quan y tế, nhà thuốc có thể sử dụng, hãy xác nhận tại trang Web sau đây.
https://www.mhlw.go.jp/stf/index_16743.html

(3) Cách xin cấp thẻ
Có thể nộp đơn xin cấp Thẻ Số định danh cá nhân khi làm thủ tục thông báo chuyển đến tại cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố, sau khi đã ấn định địa chỉ tại Nhật Bản (trừ một số trường hợp).
Khi xin cấp thẻ lần đầu tiên, có thể xin cấp miễn phí.
Người không thể xin cấp thẻ khi làm thủ tục thông báo chuyển đến thì Đơn xin cấp Thẻ Số định danh cá nhân sẽ được gửi tới nhà sau. Có thể sử dụng Đơn xin cấp để xin cấp thẻ theo các cách dưới đây.

i. Xin cấp bằng điện thoại thông minh
　Chụp ảnh thẻ bằng điện thoại thông minh, truy cập trang web dùng cho việc xin cấp thẻ từ mã QR của mẫu đơn xin cấp
ii. Xin cấp bằng máy tính
　Chụp ảnh thẻ bằng máy ảnh kỹ thuật số, truy cập trang web dùng cho việc xin cấp thẻ
iii. Xin cấp bằng đường bưu điện
　Dán ảnh thẻ vào Đơn xin cấp thẻ, điền các mục cần thiết, cho vào phong bì và bỏ vào thùng thư
iv. Xin cấp tại buồng chụp ảnh dùng để chứng minh(Chỉ riêng các loại thiết bị tương thích)
　Thao tác trên màn hình cảm ứng, bỏ tiền vào, giơ mã QR của mẫu đơn xin cấp lên trước đầu đọc mã vạch. Điền các mục cần thiết, chụp ảnh rồi gửi đi.
v. Xin cấp tại quầy làm việc của cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đang sinh sống (trừ một số trường hợp)
　Điền các mục cần thiết vào Đơn xin cấp rồi nộp cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đang sinh sống

*Nếu xin cấp thẻ tại quầy làm việc của cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố sau khi đã được xác minh danh tính cần thiết cho việc cấp thẻ thì bạn cũng có thể nhận Thẻ Số định danh cá nhân qua đường bưu điện.

Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xác nhận tại trang chủ dưới đây:
https://www.kojinbango-card.go.jp/en-kofushinse/

(4) Cách nhận thẻ
Khoảng 1 tháng sau khi xin cấp thẻ, bưu thiếp sẽ được cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố gửi đến nhà.
Đem theo bưu thiếp đó và các giấy tờ cần thiết khi đi nhận Thẻ Số định danh cá nhân của bạn.

Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xác nhận tại trang chủ dưới đây:
https://www.kojinbango-card.go.jp/en-uketori/

◆Một số lưu ý liên quan đến việc sử dụng Thẻ Số định danh cá nhân
・Trường hợp có thay đổi về họ tên, địa chỉ v.v…, cần thông báo cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đang sinh sống.
・Thời hạn có hiệu lực của Thẻ Số định danh cá nhân giống như ngày hết hạn của thời hạn cư trú.
・Sau khi gia hạn thời hạn cư trú, trong thời gian Thẻ Số định danh cá nhân còn hiệu lực, hãy làm mới Thẻ tại cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi bạn đang sinh sống.
   * Ngay cả khi thời hạn cư trú đã được gia hạn thì thời hạn có hiệu lực của Thẻ Số định danh cá nhân cũng không tự động thay đổi.
   * Cần chú ý về thời hạn đặc biệt phát sinh khi xin cấp phép cư trú.

■Trường hợp có khả năng không được cấp phép gia hạn thời hạn cư trú trước thời hạn có hiệu lực của Thẻ Số định danh cá nhân, cần phải gia hạn thời hạn có hiệu lực của Thẻ Số định danh cá nhân trong 2 tháng (thời hạn đặc biệt).
■Sau khi lấy Thẻ cư trú mới, cần phải thực hiện việc gia hạn lại thời hạn có hiệu lực của Thẻ Số định danh cá nhân cho đến ngày hết hạn của thời hạn cư trú mới.

Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xác nhận tại trang chủ dưới đây:
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/vietnamese/basic_resident_registration_card.html

◆Các vấn đề khác
Về các vấn đề khác, hãy xác nhận tại trang chủ dưới đây:
Cơ chế Số định danh cá nhân
https://www.cao.go.jp/bangouseido/foreigners/index.html
Thẻ Số định danh cá nhân
https://www.kojinbango-card.go.jp/en/

Bạn cũng có thể hỏi qua điện thoại.
Trung tâm cuộc gọi(Thứ 2 ~ thứ 6: 9:30-20:00; thứ 7, chủ nhật: 9:30-17:30)
◎Tiếng Nhật
　TEL　0120-95-0178
◎Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Bồ Đào Nha
　TEL　0120-0178-27

Khi kết hôn ở Nhật Bản

・Đăng ký kết hôn tại cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố.
・Nếu cả hai người dự định kết hôn đều được công nhận là đủ điều kiện kết hôn và việc đăng ký được thụ lý thì cuộc hôn nhân được thiết lập.

(1) Giấy tờ cần thiết để đăng ký kết hôn

Người Nhật

・Bản sao hộ tịch của toàn bộ hộ

Người nước ngoài

・Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn
　Có thể được cấp sau khi làm thủ tục tại Đại sứ quán hoặc (Tổng) Lãnh sự quán tại Nhật Bản của nước mà người đó có quốc tịch (Chú ý 1).
・Khi nộp các tài liệu được viết bằng tiếng nước ngoài, ví dụ như Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn, cần đính kèm bản dịch tiếng Nhật của tất cả các tài liệu đó (Chú ý 2).

(Chú ý 1) Một số nước không cấp Giấy chứng nhận này. Trong trường hợp đó, cần nộp các tài liệu thay thế.
(Chú ý 2) Hãy ghi tên người dịch vào bản dịch. Người dịch có thể là chính bản thân người đăng ký kết hôn.

(2) Hiệu lực tại nước nhà
Mặc dù những cuộc hôn nhân được thiết lập tại Nhật Bản có hiệu lực tại Nhật Bản nhưng không hẳn là cuộc hôn nhân đó có hiệu lực tại nước nhà nơi người nước ngoài có quốc tịch. Hãy liên hệ Đại sứ quán hoặc (Tổng) Lãnh sự quán tại Nhật Bản để xác nhận cuộc hôn nhân được thiết lập tại Nhật Bản có hiệu lực hay không.

Khi ly hôn tại Nhật Bản

・Trường hợp cả hai người dự định ly hôn đều đồng ý ly hôn, sẽ đăng ký ly hôn tại cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố.
・Các điều kiện đăng ký ly hôn khác nhau tùy theo nơi ở và quốc tịch, nên về chi tiết hãy liên hệ cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố.
・Trường hợp đối phương không đồng ý ly hôn, sẽ tiến hành ly hôn theo hình thức hòa giải hoặc ly hôn theo hình thức xét xử tại tòa ở Tòa án gia đình.

(1) Hiệu lực tại nước nhà
Việc ly hôn được xác lập tại Nhật Bản có hiệu lực tại Nhật Bản nhưng không hẳn là việc ly hôn đó có hiệu lực tại nước nhà nơi người nước ngoài có quốc tịch. Hãy liên hệ Đại sứ quán hoặc (Tổng) Lãnh sự quán tại Nhật Bản để xác nhận việc ly hôn được xác lập tại Nhật Bản có hiệu lực hay không.

(2) Trường hợp lo lắng đối phương tự ý nộp đơn đăng ký ly hôn mà không có sự đồng thuận của bạn
Trường hợp lo lắng đối phương (người Nhật) tự ý nộp đơn đăng ký ly hôn cho cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố, bạn có thể ngăn ngừa việc xác lập ly hôn bằng cách đến cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố của nơi đăng ký hộ khẩu của đối phương (người Nhật) hoặc nơi đăng ký địa chỉ cư trú của bạn để gửi Đơn yêu cầu không thụ lý đăng ký ly hôn.

Khi người nước ngoài tử vong tại Nhật Bản

・Người thân, người sống chung v.v… phải khai tử
・Khai báo này cần thực hiện trong vòng 7 ngày kể từ ngày biết về việc tử vong.
・Bạn có thể khai tử với cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi người đó tử vong hoặc nơi đặt địa chỉ của bạn.

(1) Giấy tờ cần thiết để khai tử
・Giấy chứng tử hoặc Giấy khám nghiệm tử thi
・Về các giấy tờ cần thiết khác, hãy liên hệ cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi khai tử.

(2) Trả lại Thẻ cư trú
Thẻ cư trú của người đã mất phải được trả lại bằng một trong những cách thức dưới đây trong vòng 14 ngày.
・Đem đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương gần đó.
・Gửi bưu điện đến địa chỉ dưới đây.

Địa chỉ gửi đến:
2-7-11, Aomi, Koto-ku, Tokyo, 135-0064, Tokyo Kowan Godo Chosha 9F, Tokyo Nyukoku Kanrikyoku Odaiba Bunshitsu [Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú Tokyo, Văn phòng chi nhánh Odaiba] (Bên ngoài phong bì hãy ghi: “Zairyu card henno (Trả lại Thẻ cư trú)”.)